Cek sekarang! Harga emas hari ini paling update

Mengenal Purchase Order, Fungsi Dan Jenisnya

Dalam transaksi ekonomi yang terjadi antara penjual dan pembeli, atau perusahaan dengan pemasok, pasti ada sebuah dokumen pemesanan diantara mereka. Dokumen tersebut digunakan untuk kepentingan pemesanan barang atau jasa, dan sering disebut sebagai purchase order (PO) atau nota pemesanan. Sebenarnya, seberapa pentingkah dokumen ini dan apa saja jenisnya?

Mengenal Konsep dan Pengertian Purchase Order

Untuk bisa mengenal purchase order dari sebuah perusahaan, kami akan memberikan contoh langsung yang dapat Anda pahami. 

Ketika perusahaan ingin memesan produk berupa barang, mereka mengirimkan nota pemesanan terhadap perusahaan lain untuk melakukan pemesanan. Dokumen tersebut biasanya berisi barang yang dipesan dan jumlahnya.

Dari permisalan tersebut, purchase order dapat didefinisikan sebagai dokumen permintaan pengiriman suatu barang sesuai dengan jumlah yang diminta. Tak hanya itu, jenis barang, harga, jumlah, dan tanggal pemesanan juga disertakan pada dokumen ini. 

Banyak perusahaan meremehkan jenis dokumen tersebut, padahal ada banyak manfaat dari pembuatan dokumen nota pemesanan.

Beberapa manfaat atau fungsi purchase order adalah sebagai berikut :

1.   Menghindarkan perusahaan dari penipuan, karena semakin banyaknya oknum yang tidak bertanggung jawab.

2.   Memberikan payung hukum terhadap transaksi yang dilakukan oleh kedua belah pihak, sehingga bisa menimbulkan perasaan aman.

3.   Menjamin ketersediaan barang atau jasa yang dibutuhkan perusahaan, sehingga tidak dibeli oleh pihak lain.

4.   Mengamankan proses produksi yang dilakukan perusahaan dari kehabisan bahan yang dipesan.

5.   Melakukan kesepakatan harga, sehingga tidak terjadi kecurangan markup harga secara dadakan oleh penjual.

Jenis-Jenis Purchase Order

Di dunia bisnis, tidak cukup hanya 1 jenis nota pemesanan yang harus disediakan oleh perusahaan. Karena ada berbagai jenis transaksi yang memerlukan PO tersendiri dan tidak bisa dicampur pencatatannya. Berbagai jenis purchase order yang harus Anda tahu adalah sebagai berikut :

1.   Jenis Standar

Di dalam Purchase Order Standard, format yang digunakan untuk mencatat pemesanan cukup sederhana dan dapat dimengerti oleh kedua belah pihak. Biasanya PO Standar dipergunakan untuk pemasok atau penjual barang yang telah dikenal lama dengan baik. 

Beberapa format yang disertakan di dalamnya berupa barang yang ingin dibeli, jumlah dan harga barang, tempat barang dikirim, dan lain sebagainya.

2.   Jenis Terencana

Jenis PO Terencana agak berbeda dengan jenis PO sebelumnya, yaitu memiliki detail yang lebih rumit. Pada nota pemesanan yang satu ini, dicantumkan beberapa informasi yang ada pada PO standar. 

Namun ditambah dengan perkiraan tanggal pengiriman barang yang bersifat prediktif, serta telah ditentukan rentang waktunya.

3.   Blanket

Jenis Purchase Order Blanket atau Blanket PO, dapat diartikan sebagai nota pemesanan yang akan dikirim terus ke penjual atau pemasok hingga pesanan selesai. 

Keunggulan dari Blanket PO adalah kemudahan untuk memperoleh pemesanan secara bertahap. Selain itu, perusahaan juga bisa melakukan pemesanan dengan biaya yang tidak terlalu besar pada setiap tahapannya.

4.   Kontrak

PO Kontrak merupakan jenis nota pemesanan yang cukup secure, dengan adanya denda jika transaksi dibatalkan. Adanya kontrak untuk PO semacam ini akan menyebabkan para pelaku transaksi tidak berani macam-macam dengan kesepakatan yang ada. 

Payung hukum yang diberlakukan juga begitu kuat, sehingga biasanya perusahaan besar menggunakan sistem PO kontrak.Itulah beberapa hal yang perlu Anda ketahui mengenai purchase order dari sebuah perusahaan. Kesimpulannya, nota pemesanan merupakan jenis dokumen yang tidak bisa disepelekan keberadaannya. Karena dengan adanya dokumen ini, proses pemesanan barang akan menjadi lebih aman dan terkendali.

Ardo L
A banker. Expert on money management, personal financial and basic investment.