Moneyfazz
Home » Istilah Finansial » Mengenal SOP, Tujuan, Fungsi, dan Cara Membuatnya

Mengenal SOP, Tujuan, Fungsi, dan Cara Membuatnya

Supaya operasional perusahaan bisa berjalan dengan baik, dibutuhkan suatu SOP sebagai panduan bagi staf. SOP akan memberikan panduan pada staf mengenai pelaksanaan tugas. Dengan demikian, staf bisa bertindak secara mandiri dalam melakukan pekerjaan tanpa perlu arahan pemimpin.

Mengenal Apa Itu SOP

Pengertian SOP menurut para ahli berbeda-beda, namun secara sederhana, SOP adalah panduan pelaksanaan operasional organisasi atau perusahaan. 

SOP perusahaan berbentuk dokumen tertulis yang menjelaskan secara terperinci mengenai serangkaian instruksi. Instruksi tersebut menjadi acuan bagi staf untuk melaksanakan pekerjaan pada waktu dan tempat yang sudah ditentukan. Instruksi tersebut juga akan menjelaskan tugas atau peran masing-masing staf.

Setiap staf akan mendapat instruksi mengenai langkah-langkah atau alur pekerjaan. Diharapkan setiap staf bisa bekerja dengan baik berdasarkan panduan tersebut. Dengan demikian operasional perusahaan akan berjalan lancar.

Tujuan & Fungsi

Adapun tujuan dibuatnya SOP adalah sebagai berikut:

  • Menjaga kinerja tetap konsisten. 
  • Sebagai acuan bagi staf dan supervisor untuk melakukan kegiatan atau pekerjaan. 
  • Pencegah terjadinya konflik organisasi, keraguan dalam pekerjaan, dan duplikasi atau pemborosan dalam proses pelaksanaan pekerjaan. 
  • Menjadi parameter untuk menilai mutu pelayanan perusahaan.
  • Menjamin penggunaan sumber daya secara efektif. 
  • Panduan mengenai alur pekerjaan, tanggung jawab dan wewenang dari individu terkait. 
  • Menjadi dokumen untuk menjelaskan bagaimana proses pelaksanaan pekerjaan. 
  • Menjadi dokumen untuk melakukan pelatihan.

Fungsi SOP adalah sebagai berikut:

  • Memperlancar pekerjaan suatu unit tugas.
  • Pedoman dalam melakukan pekerjaan rutin.
  • Menjadi dasar hukum, apabila ada penyimpangan terjadi.
  • Mendeteksi hambatan dalam pekerjaan, dan bisa digunakan sebagai panduan merumuskan solusi. 

Cara Membuat

Berikut ini adalah cara membuat Standar Operasional Prosedur bagi sebuah perusahaan. Anda bisa mengikuti langkah-langkah berikut ini:

  1. Membentuk Tim Penyusun 

Diperlukan tim yang berkompeten Untuk membuat SOP. Setiap manajer di masing-masing bagian biasanya akan dilibatkan dalam penyusunan SOP. Tim ini akan melakukan pemetaan terkait alur tugas dan kebutuhan lain.

  1. Menghimpun Informasi

Tim yang sudah dibentuk harus merencanakan alur kerja yang efisien. Maka dari itu, tim penyusun perlu melakukan riset tentang bagaimana alur kerja yang selama ini berjalan di Perusahaan. Tim penyusun bisa memulai dengan mengamati kerja karyawan dan melakukan wawancara pada karyawan terkait aktivitas rutin dalam pekerjaan.

Kumpulkan data-data secara terperinci mengenai alur kerja. Perhatikan proses dari awal sampai akhir, produk yang dihasilkan, pihak yang terlibat dalam proses, dan dokumen apa saja yang dibutuhkan. Catat juga berbagai informasi seperti durasi, jumlah SDM yang dibutuhkan, dll.

  1. Menyusun Alur Kerja

Setelah informasi dikumpulkan, saatnya menyusun alur kerja. Mengacu pada informasi yang sudah dihimpun, susun alur kerja dalam bentuk flowchart dan narasi. 

Alur kerja harus dibuat benar-benar urut. Jangan lupa menuliskan PIC, durasi, dan dokumen yang dibutuhkan.

Setelah selesai disusun, lakukan review. Amati ulang secara menyeluruh supaya penyusunan flowchart dan narasi awal SOP sudah tepat

  1. Lakukan Simulasi

Perlu dilakukan pengujian. Simulasikan alur kerja yang sudah dirumuskan dalam flowchart dan narasi. Amati, apakah alur kerja berjalan sesuai dengan yang diharapkan atau belum.

Dari simulasi tersebut bisa didapatkan kesimpulan mengenai hal apa saja yang perlu dievaluasi atau ditinjau ulang. Perbaiki bagian-bagian yang kurang tepat.

  1. Approval & Sosialisasi 

Jika semuanya sudah dilakukan dan sudah didapatkan rumusan yang paling pas, tim penyusun bisa segera melaporkan ke pimpinan tertinggi untuk mendapat approval. Setelah approval didapat, sosialisasikan SOP pada seluruh karyawan.

SOP juga perlu dievaluasi setidaknya 1 tahun sekali. Untuk terus meningkatkan operasional perusahaan.

Itu dia ulasan tentang SOP. Semoga Anda semakin mengenal apa itu SOP. Apa tujuan dibuatnya dan paham bagaimana cara membuatnya.

Update data kasus Covid-19/ Corona Terbaru
Global Total
Last update on:
Cases

Deaths

Recovered

Active

Cases Today

Deaths Today

Critical

Affected Countries

Total in Indonesia
Last update on:
Cases

Deaths

Recovered

Active

Cases Today

Deaths Today

Critical

Cases Per Million

Selengkapnya

Add comment

Tinggalkan komentar Anda

Tentang Kami

Untuk informasi kerjasama bisa menghubungi usadailymomenz[at]gmail.com